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La mise en place d'une procédure informatisée en
matière de GRH
L'informatisation sert a faire progresser les pratiques de gestion (dans tous les domaines), elle ne peut donc se limiter à une simple automatisation d'un existant manuel, car cela reviendrait a se placer dans une optique immobiliste. L'informatisation ne doit pas figer l'existant. L'analyse des besoins doit dégager des objectifs d'amélioration des procédures de gestion. (amélioration de l'existant, Ajout de nouvelles tâches, etc ...)
La conduite d'une telle démarche est relativement complexe, pour aider les utilisateurs futurs et les informaticiens, différentes méthodes de travail ont étés conçues (Merise, Axial, MCP ...) Néanmoins elles comportent toutes des étapes similaires et suivent des processus de raisonnement semblables.
Les grandes étapes de la démarche d'informatisation ...
L'analyse de la demande.
Il s'agit de poser le problème et de délimiter l'application projetée. La notion de besoins est généralement imprécise : quels besoins, pour qui, pour quoi faire, s'agit-il d'une envie, d'une exigence organisationnelle. L'analyse de la demande vise donc à replacer celle ci dans une perspective plus large, l'expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur, elle prend place à l'intérieur d'un cadre défini préalablement (politique de gestion du personnel, orientations et choix stratégiques de l'entreprise).
Etude de l'existant
L'étude de l'existant consiste en l'identification et le recensement des informations et procédures utiles à la compréhension du système d'information concerné tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur. Globalement, il s'agit :
qu'est ce qui est fait ?
comment est-ce fait ?
par qui ?
D'un diagnostic permettant d'identifier les facteurs susceptibles de faciliter ou de perturber le projet. (exemple : rejet des ordinateurs de la part du DRH. "Les ordinateurs ça ne marche jamais ...")
La connaissance de l'existant informatique au niveau du matériel, des logiciels et des compétences informatique des futurs utilisateurs
La définition des besoins.
Au sens le plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (Etude de l'existant) et ce qui devrait être (Analyse de la demande).
Attention, a ce niveau, on ne parle pas encore (par exemple) d'un besoin en logiciel de gestion des carrières, mais plutôt d'un besoin d'amélioration de la maîtrise de la mobilité interne du personnel. (Attention a ne pas confondre le besoin et l'outil qui va y répondre).
Une fois les besoins exprimés, on analysera s'ils doivent être satisfaits par des traitements manuelles ou à l'aide de l'informatique (faisabilité économique et sociale).
Mise en forme du projet - Cahier des charges
A ce stade du projet, on confirme si l'application informatique envisagée est possible techniquement et est souhaitable économiquement et socialement (coûts d'achat, coûts de formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de l'organisation, gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un point de vue social). Dans l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses grandes lignes et soumise pour décision à l'autorité compétente. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés (acquisition d'un logiciel, développement spécifique, service bureau ...). Un cahier des charges est alors établi.
CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable du domaine concerné (dans notre cas RH) indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide a rechercher les meilleurs partenaires. En interne, il établi et fonde les rapports entre les informaticiens et la direction concernée. La structure type d'un cahier des charges reprend :
Les attentes et le contexte du projet, la référence à des projets antérieurs ou connexes.
La nature et le volume des informations à traiter
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