Vers un système d'Information de la Fonction RH


	Le système d'information de la fonction RH Le système d'information de cette fonction présente des particularités liées à la nature même de ses informations, à la fréquence des événements individuels et collectifs qui modifient les informations ou les opérations, au type de décisions à prendre, et à la diversité des acteurs concernés. Ce chapitre, en trois parties traite successivement de la nature de l'information, ou du moins de ses caractéristiques, des structures décisionnelles de la fonction Ressources Humaines et pour finir des Acteurs et de l'organisation de la fonction. Tout ceci n'est pas à proprement parler de l'informatique de la fonction Ressources Humaines, mais permet de bien comprendre l'importance de l'information sociale dans l'entreprise et de s'apercevoir que l'informatique au vu de la quantité des informations à manipuler est l'outil qui va permettre de structurer celle-ci. Caractéristiques des informations devant être traitées. Les informations individuelles sont très variées. On ne peut prétendre décrire complètement chaque salarié au travail, l'étendue du vocabulaire nécessaire est en soi un obstacle à l'informatisation. Par exemple, les Curriculum Vitae présentent une telle diversité que le support papier est généralement archivé en l'état, rarement mis à jour et utilisé. Par ailleurs, les informations sont entachées de nombreuses incertitudes. Par exemple, décrire les capacités relationnelles d'un agent, lorsqu'elles ont une grande importance dans la tenue du poste occupé, est une opération délicate. Un individu réagit aux personnes qui l'entourent et au milieu dans lequel il travaille : toute information portant sur la personne devrait donc tenir compte des circonstances pour prétendre à un minimum d'exhaustivité ou de prédictivité. Dans le domaine des Ressources Humaines, le qualitatif l'emporte sur le quantitatif, il ne peut être standardisé de manière exhaustive en raisons des jugements de valeurs implicite qu'il véhicule et de la multiplicité des facteurs déterminants. Les informations individuelles doivent être fiables. Comme dans d'autres domaines, la gestion collective du personnel consolide les informations individuelles, sa qualité dépend de la fiabilité des données traitées, sur leur mise à jour, autant que sur les traitement effectués. Lors de décisions collectives, la richesse des informations qualitatives crée un obstacle lié aux ambiguïtés du vocabulaire utilisé par les différents acteurs. Les informations individuelles sur le personnel sont soumises à des contraintes légales. Certaines informations sont exclues par la loi pour éviter toute discrimination. D'autres sont soumises à une obligation de confidentialité : leur communication n'est autorisée que dans certaines limites, et pour un usage précis. Par ailleurs tout salarié peut connaître le contenu des dossiers le concernant et demander la correction des erreurs qu'il comporteraient. D'autres informations sont soumises à de nombreuses obligations légales de fond et de forme : respect des droits des salariés, tenue des registres, mises à jour, archivage d'un ensemble de preuves. Par exemple, la paie doit être justifiée dans son calcul, archivée avec le double du bulletin de paie assorti de la preuve des paiements au salariés et aux caisses de prestations sociales. Les informations nouvelles concernant la situation d'un individu surviennent de manière imprévisible (vie familiale) ou prévue (vie professionnelle ?) Elles doivent être immédiatement enregistrées dans son dossier, et prises en compte (Exemples : Modification de la rémunération, Démission, etc. ...) Il peut s'agir également d'événements collectifs aléatoires concernant la gestion du personnel (Taux de cotisation, CSG, SMIC etc.) Des informations collectives sont à fournir obligatoirement, la loi impose de multiples déclarations : Bilan social, DADS, enquêtes de l'INSEE ou des fédérations professionnelles, communications aux instances représentatives sous forme de bilans passés et prévisionnels (formation, égalité professionnelle, évolution de l'emploi...) Il s'agit d'une contrainte de résultats : étant donné le contenu et la forme de chaque déclaration à faire, il faut collecter et traiter les informations individuelles nécessaires à la production des indicateurs demandés. Un des problèmes posés par ces déclarations est la disparité des indicateurs à produire pour des partenaires aux préoccupations différentes. (L'Etat, par l'intermédiaire de la CNAVTS met en place un système de déclaration informatique des différents états demandés - Norme TDS). La gestion du personnel est alimentée d'informations externes. Les spécialistes doivent être informés en permanence sur l'évolution du marché du travail et des pratiques des autres organisations pour en tenir compte dans leurs décisions. Le droit social doit être connu, respecté et utilisé, y compris pour résoudre des cas particuliers. Toute une partie de l'information nécessaire à la fonction est à collecter à l'extérieur. La fonction personnel est animée par un réseau de communication interne, le développement de l'entreprise et des salariés suppose l'entretien de relations organiques entre les différents acteurs et niveaux hiérarchiques. Les salariés eux mêmes sont destinataires d'information concernant leurs droits, les opportunités de carrière liées à l'avenir de l'organisation, et les moyens mis à leur disposition, informations utiles à l'élaboration d'un projet professionnel réaliste. La fonction Ressources Humaines est le garant de la cohérence des actions concernant le personnel, et assure son intégration efficace à la politique générale. Son système d'information est mis au service des différents acteurs afin de les aider dans leurs décisions. · Les informations individuelles doivent être fiables · De nombreux événements modifient les informations · Des droits et des devoirs régissent ces informations · L'information n'est pas uniquement interne